COMO FAZER UMA REUNIÃO COM OBJETIVO DE REVERTER PÉSSIMOS RESULTADOS 

Por Paulo Ferreira 

AS METAS NÃO FORAM ATINGIDAS – 80% APENAS FOI REALIZADO.

DICA 1 – VÁ DIRETO AO ASSUNTO, NO MOMENTO CERTO. 

Quando você se deparar com a necessidade de fazer uma reunião com objetivo de reverter um péssimo resultado, recomendo que você seja direto. No momento certo vá direto ao ponto que interessa, não faça rodeios. A equipe esta a sua frente e já sabe, pelos próprios resultados, que não há o que comemorar e não esperam que você faça isto.  

Ir direto ao ponto não significa começar a reunião tendo o resultado ruim como primeiro tema.  

Você deve estudar o por quê do resultado ruim. Muitos vão para a reunião para fazer chantagem emocional. Exemplo: “Esse foi o pior mês do ano.” “ Tínhamos tudo para ter virado o jogo e não fizemos isto.” – “Nossa equipe é campeã, já mostrou isto. Agora não dá para aceitar um resultado desses.” E bla…bla….bla…. este tipo de abordagem serve para irritar e mostrar que você esta emocionalmente abaladíssimo. Eles sabem que não era isto que você queria falar. 

Na realidade você queria era dar uma chacoalhada geral, colocar a toda a ira e o descontentamento para fora. Saiba que isto não adianta. Se sermão resolvesse pais não teriam problemas com os filhos. Esqueça o sermão. 

 

DICA 2 – ESTUDANDO OS MOTIVOS DO RESULTADO  

Inicie a reunião fazendo uma comparação do mês ruim e os dois meses imediatamente anteriores. Vá aos detalhes. Exemplo: 

  1. Mostre os resultados por quantidade de produtos – ou linha de produtos – vendidos em cada um dos três meses, da empresa toda e depois o de cada representante; 
  2. Mostre a quantidade de vendas realizadas – número de orçamentos/pedidos – total da empresa e depois de cada região ou representante; 
  3. Mostre a média dos descontos dados pela empresa em cada mês e depois a de cada representante; 
  4. Coloque na tela a quantidade de vendas de cada representante em cada mês – não fale de valores – fale de quantidade de pedidos, de vendas. Pergunte o que ele acha que aconteceu. 
  5. Não faça nenhum comentário, muito menos dessa forma: “Se você tivesse feito mais visitas teria mudado isto?” Ou “Você não folgou demais nesse mês por isto foi ruim?” 
  6. Converse com eles, discuta os fatos que estão sendo apresentados. Evite as questões subjetivas. Lembre-se que péssimo resultado é um fato, deve ser tratado racionalmente e não emocionalmente. 

 

DICA 3 – ASSUMINDO OS ERROS   

As pessoas que trabalham como representante erram, mas também erram aqueles que trabalham na administração, logística, marketing e no gerenciamento da equipe de vendas. Então, no estudo que você fez sobre o que ocasionou o péssimo resultado, deve ter encontrado erros de vocês que administram. Assuma e mostre para a equipe onde vocês erraram, coloque no slide e apresente. Diga o que faltou fazer, o que foi feito errado, as falhas de acompanhamento e até erro de ter superdimensionado a meta. etc. 

Ao assumir erros você e a empresa mostram maturidade, portanto podem exigir da equipe a mesma postura.  

Quando você estava com a postura de mostrar os erros da empresa, cada um também estava sintonizado na mesma situação. Depois disso todos estão conscientes que podem fazer mais do que foi feito. 

Agora é hora da dica 4. 


DICA 4 – VIRANDO O JOGO 

Forme grupos de no máximo cinco pessoas, mesmo que a quantidade de grupos seja grande. O que importa é o trabalho que cada grupo de cinco pessoas irão fazer. Separe os grupos de acordo com as funções; Vendas, administração, logística e assim por diante. Não misture os grupos, será mais produtivo que sejam divididos por área. 

Dê a cada grupo três folhas grandes, preferencialmente, as usadas em flip-chart. 

Peça para que cada grupo responda cada uma das três perguntas, abaixo, em uma folha. 

1ª Pergunta: O QUE ESTAMOS FAZENDO E DEVEMOS IMEDIATAMENTE PARAR DE FAZER? 

2ª  Pergunta: O QUE NÃO ESTAMOS FAZENDO E DEVEMOS COMEÇAR IMEDIATAMENTE A FAZER? 

3ª  Pergunta: O QUE ESTAMOS FAZENDO E DEVEMOS CONTINUAR FAZENDO MAIS? 

Dê a cada grupo cinco minutos para apresentar seu trabalho. 

 

Após este trabalho, apresente as ações que a empresa irá fazer, as promoções, campanhas, etc. Use todo o arsenal disponível para ajudar a reverter o péssimo resultado.  

Pegue todas as folhas e peça para alguém digitar, depure respostas semelhantes, e elabore um bom conteúdo de email e envie o resultado a todos. 

Lembre-se: Se o resultado for revertido, não esqueça de enviar um email assinado pelo dono ou diretor reconhecendo o trabalho realizado. A maioria das empresas nunca faz isto. Comece você a reconhecer um trabalho bem feito, quem sabe cada vez menos terá que fazer reuniões deste tipo. Na sua carreira sempre terá que fazer este tipo de reunião. Vai se acostumando. 

 

Paulo Ferreira
CEO – Instituto Supra